En tant que prestataire ou indépendant, vous pouvez être amené à engager des dépenses pour le compte de vos clients dans le cadre des missions effectuées. Ces dépenses peuvent se présenter sous deux formes : les débours ou les refacturations de frais. Bien que proches, ces notions diffèrent sur le plan comptable et fiscal. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment comptabiliser les débours !
Qu’est-ce qu’un débours en comptabilité ?
Un débours correspond à une dépense que vous payez pour le compte de votre client. L’objectif est simple : le client doit vous rembourser exactement le montant avancé, à l’euro près. Les débours n’entrent ni dans votre chiffre d’affaires (CA), ni dans vos charges et ne sont en aucun cas soumis à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).
À titre d’exemple, les débours peuvent correspondre aux :
- Frais de repas ou d’hébergement dans le cadre d’un déjeuner avec un client ou d’une prestation effectuée sur une journée complète ;
- Déplacements ou frais de transport ;
- Achats de documents ou de fournitures spécifiques à une mission ;
- Achats de produits promotionnels (goodies) ;
- Dépenses liées à des formalités administratives pour des professions réglementées (avocats, experts-comptables…) ;
- Frais avancés pour un collègue indépendant ;
- …
Quel compte comptable affecter aux débours ?
En comptabilité, le compte comptable où sont affectés les débours est le compte 467 intitulé “Autres comptes débiteurs ou créditeurs”. Ce compte permet de suivre précisément les sommes que vous avez avancées pour vos clients.
En pratique, l’écriture comptable est la suivante :
Lorsque vous payez une facture pour votre client, vous devez comptabiliser les débours comme suit :
| Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 467 | Autres comptes débiteurs ou créditeurs | … € | |
| 512 | Banque | … € |
Une fois que le client vous rembourse la somme avancée, vous créditez alors le compte 467 et débitez votre compte bancaire. Cela donne donc :
| Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 512 | Banque | … € | |
| 467 | Autres comptes débiteurs ou créditeurs | … € |
Exemples pratiques de comptabilisation des débours
Exemple n°1 : dépense engagée pour un client
Vous réglez un hôtel pour votre client pour un montant de 150 € TTC. Vous devez donc enregistrer la dépense au débit du compte 467 et au crédit du compte bancaire. Dès que le client rembourse, vous inversez les écritures pour solder le compte comme indiqué plus haut.
Exemple n°2 : refacturation des débours au client
Supposons que vous facturez 400 € HT d’honoraires et 120 € de débours TTC. La facture globale sera alors de 520 € HT, augmentée de la TVA sur les honoraires seulement. En comptabilité, vous devez :
- Débiter le compte 411 “Client” de 600 € ;
- Créditer le compte 706 “Prestations de services” du montant des honoraires, soit 400 € ;
- Créditer le compte 4457 “TVA collectée” de 80 € (20 % de 400 € correspondant aux honoraires) ;
- Créditer le compte 467 “Autres comptes débiteurs ou créditeurs” du montant des débours, ce qui correspond à 120 € dans notre exemple.
Enfin, pour garantir la bonne gestion comptable des débours, nous vous conseillons d’appliquer ces bonnes pratiques :
- Toujours isoler les débours sur vos factures pour ne pas générer de TVA ou de charges non justifiées ;
- Conserver les justificatifs des dépenses ;
- Éviter de faire des débours si vous êtes micro-entrepreneur car vous pourriez payer des cotisations sociales sur les sommes remboursées par le client.